چگونه وقت خود را می گذرانید ؟

وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی های مدیریت زمان استفاده کنید ، از همان زمان باید شروع کنید.اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده می کنید.این کار نباید از طریق حافظه انجام شود.ممکن است شما اکثریت زمان های بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمان هایی را که صرف مکالمات طولانی می کنید دقیقاً به یاد آورید.برای ثبت نحوه گذراندن وقت می توانید از یک دفتر یادداشت ، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه ریزی با بخش های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیت ها استفاده کنید.نه تنها آنچه که در طول روز انجام می دهید بلکه احساس خود (خسته ، پر انرژی، عصبی ، بی حال و…) را ثبت کنید.هر وقت که فعالیت خود را تغییر می دهید ، نوع فعالیت و زمان آن را ثبت کنید.

پس از ثبت فعالیت ها برای چندین روز ، یادداشت ها آماده برای تحلیل هستند.خیلی از فعالیت های ثبت شده در گزارش به صورت باند دیده می شوند چرا که وقت زیادی صرف آنها شده است.دیگر حوزه مهم در یادداشت ها ، فعالیت های غیر ضروری است که در طول روز انجام داده اید.وقتی این فعالیت ها به صورت جداگانه دیده می شود خیلی زمان بر نیستند اما وقتی دسته بندی شوند زمان کل آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد.تحلیل فعالیت ها که در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدی یعنی اولویت بندی فعالیت ها به شما کمک خواهد کرد. اولویت بندی فعالیت ها :

اولویت بندی یکی از مهمترین قدم های مدیریت زمان یا استفاده درست و بهینه از زمان است.این عمل کمک می کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می دهند ونه کمک می کنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید.این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد.با تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید و فعالیت هایی را که باید حذف کنید اولویت بندی را آغاز کنید.برای تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید ، فعالیت هایی که تعیین شده که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می دهید.خیلی مهم است که هم از نظر حرفه ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می دهید لذت ببرید.در گزارش خود کارهایی را که از آنها لذت می برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص کنید.اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می برید.در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید ، نیز مهم است که آن را خوب انجام دهید.در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید ، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است.تلاش نکنید مسئولیت هایی بیش از آنچه می توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده بگیرید.بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می هید،شما آماده هستید که فعالیت هایی را که بیش از توان خود می دانید تفویض کنید.بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت ها کاهش دادید ، زمان برنامه ریزی فرا می رسد. (روبرتا روش ترجمه 1384)

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   گران ترین ماشین ایران و همه چیز درباره اون

برنامه ریزی :

برنامه ریزی در زندگی شخصی و حرفه ای متفاوت از هم انجام می شوند.در برنامه ریزی شخصی ، برنامه ریزی از طریق هدفگذاری وترسیم مسیر دستیابی به اهداف انجام می شود.در برنامه ریزی حرفه ای ، برنامه ریزی پروژه محور است.روش برنامه ریزی مناسب خود را انتخاب کنید از هر روش مانند انتخاب اهداف برنامه ریزی رسمی یا غیررسمی که استفاده کنید چند نکته مهم را باید به خاطر بسپارید.ابتدا انتظارات خود را برآورده کنید.به یاد داشته باشید تعداد ساعات محدودی در یک روز وجود دارد.سعی نکنید به نتایجی ماوراء قابلیت های خود دست یابید.

دوم ، مدت زمانی را صرف خود کنید.برای اینکه به حداکثر عملکرد دست یابید به زمان خواب و استراحت کافی نیاز دارید.اقدام به این عمل سخت تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است.هنگام برنامه ریزی شما می پندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا می توانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید.کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش می دهد. (عباس حاتمی 1380)

نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت :

الف : از مزاحمت ها جلوگیری کنید.

همواره پذیرای بازدید کنندگان نباشید.بازدید کنندگان می توانند موجب به هم ریختگی شوند که در نهایت منجر به کاهش بهره وری می شود.با بستن در اتاق یا حذف ارتباط بصری می توانید به بازدید کننده بفهمانید که شما مشغول هستید.هر روشی که به کار می برید به خاطر بسپارید که نباید هر بازدیدی را بپذیرید.

راه دیگر برای کاهش مزاحمت ها جواب ندادن به تلفن است.تماس های تلفنی می توانند خیلی وقت گیر باشند.تماس های تلفنی قطار افکار را از حرکت باز می دارند.تماس های تلفنی ممکن است شما را متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آنها را ندارید.از خاموش کردن زنگ تلفن نترسید.وقتی کارتان تمام شد پیغام های دریافتی را چک کنید.

ب : کنترل کنید.

کارهایی را که نیاز دارید انجام دهید می دانید.این کارها را در فهرست کارها یادداشت کنید.کارهای فهرست را اولویت بندی کنید.با انجام این عمل شما می توانید روز خود را کنترل کنید.شما ابزاری دارید که می توانید از کارهای غیر ضروری جلوگیری کنید یا کارهای جدید را اولویت بندی کنید.پیروی از این رهنمودها این تضمین را به دنبال دارد که شما ابتدا مهمترین فعالیت ها را انجام می دهید.همچنین شما می دانید که چه فعالیت هایی را انجام نداده اید و می توانید آنها را به فهرست کارهای فردا اضافه کنید.

 

 

ج : بر بهره ور بودن تأکید کنید نه مشغول بودن.

تمرکز بر بهره وری کیفیت کار و عملکرد را افزایش می دهد.تهیه یک فهرست اولویت بندی شده از کارها به شما کمک می کند که بهره ور باشید.تمرکز بر انجام مهمترین کارها در ابتدا ، به شما کمک می کند که کار بیشتری انجام دهید و آنها را سر وقت انجام دهید.

د : سرعت خود را تنظیم کنید.

مهم است که خود را برای میزان ساعاتی که کار می کنید از خود بپرسید که با سرعتی که کار می کنید می توانید ادامه دهید.خود را با تعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید.مدیریت مؤثر زمان باید این امکان را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید.

دسته‌ها: بهترین ها